Les frais engendrés par les déplacements professionnels peuvent peser lourd sur le budget des entreprises. Pour les gérer plus facilement, il existe une solution pratique : la carte de paiement d’entreprise. C’est une carte bancaire réservée aux dépenses professionnelles qui offre de nombreux bénéfices aux employeurs et aux employés.
Découvrez comment sélectionner, utiliser et optimiser une carte de paiement d’entreprise lors de déplacements professionnels.
Qu’est-ce qu’une carte de paiement d’entreprise et quels sont ses avantages ?
Une carte de paiement d’entreprise est une carte bancaire qui sert à payer les dépenses liées au travail, comme les billets d’avion, les nuits d’hôtel, les repas, ou encore les fournitures. Elle peut appartenir à un employé, à un service, ou à toute l’entreprise. La Carte de paiement entreprise présente plusieurs atouts, pour l’employeur comme pour l’employé.
Pour l’employeur, elle permet de simplifier le suivi et le remboursement des frais professionnels, en évitant les avances de fonds, les notes de frais ou les reçus papier. Elle permet aussi de profiter de réductions ou de services chez certains partenaires, comme les compagnies aériennes, les hôtels ou les agences de voyage.
Elle offre à l’employé plus de flexibilité et de sécurité lors de ses déplacements professionnels, en lui évitant d’utiliser ses propres moyens, de transporter du cash ou de payer des frais bancaires. Elle lui permet également de bénéficier de certains avantages, comme les programmes de fidélité, les assurances ou les assistances.
Comment choisir la meilleure carte de paiement d’entreprise pour votre activité ?
Il existe différents types de cartes de paiement d’entreprise, qui se différencient par leurs caractéristiques, leurs coûts et leurs conditions d’utilisation. Pour choisir la meilleure carte de paiement d’entreprise pour votre activité, il faut considérer plusieurs critères.
Le type de carte
Il peut s’agir d’une carte de crédit, qui permet de payer à crédit et de bénéficier d’un délai de paiement, ou d’une carte de débit, qui débite directement le compte de l’entreprise. Il peut aussi s’agir d’une carte prépayée, qui fonctionne comme une carte rechargeable, ou d’une carte virtuelle, qui génère un numéro de carte à usage unique pour chaque transaction.
Le plafond de paiement
C’est le montant maximum que l’on peut dépenser avec la carte sur une période donnée. Il peut être fixe ou modulable, selon les besoins de l’entreprise et de l’employé.
Les frais associés
Il est question des coûts liés à la détention et à l’utilisation de la carte, comme les frais d’abonnement, de retrait, de change, ou de gestion. Il faut comparer les offres des différents établissements bancaires, et négocier les conditions les plus avantageuses.
Les services inclus
Il s’agit des prestations qui accompagnent la carte, comme les assurances, les assistances, les garanties ou les programmes de fidélité. Il est important de vérifier les modalités et les limites de ces services.
Comment gérer les dépenses professionnelles avec une carte de paiement d’entreprise ?
L’utilisation d’une carte de paiement d’entreprise implique une bonne gestion des dépenses professionnelles, afin de respecter le budget de l’entreprise, de faciliter la comptabilité, et de prévenir les abus ou les fraudes. Pour cela, il faut suivre quelques règles.
Définir une politique de frais professionnels
Il s’agit d’un document qui précise les modalités d’utilisation de la carte de paiement d’entreprise, comme les types de dépenses autorisées, les plafonds de remboursement, les procédures de validation, ou les sanctions en cas de non-respect. Il faut communiquer cette politique à tous les employés concernés, et s’assurer de son application.
Utiliser un logiciel de gestion des frais professionnels
C’est un outil qui permet de centraliser, de classer et de vérifier les dépenses effectuées avec la carte de paiement d’entreprise. Il facilite le rapprochement des factures, le calcul des taxes et l’édition des rapports.
Sensibiliser les employés à l’utilisation responsable de la carte de paiement d’entreprise
Il est nécessaire de former les employés aux bonnes pratiques, comme le respect des règles de la politique de frais professionnels, la conservation des justificatifs ou la vérification des relevés. Il faut aussi les informer des risques liés à la perte, au vol ou à l’utilisation frauduleuse de la carte, et leur indiquer les démarches à suivre en cas de problème.
Quelles sont les règles fiscales et comptables à respecter lors de l’utilisation d’une carte de paiement d’entreprise ?
L’utilisation d’une carte de paiement d’entreprise implique le respect de certaines règles fiscales et comptables, afin de déclarer correctement les dépenses professionnelles, et de bénéficier des éventuelles déductions ou exonérations. Pour cela, il faut tenir compte de plusieurs éléments
La nature des dépenses
Il est crucial de distinguer les dépenses qui sont considérées comme des charges déductibles du résultat imposable de l’entreprise, comme les frais de transport, d’hébergement, ou de restauration, des dépenses qui sont considérées comme des avantages en nature pour l’employé, comme les cadeaux, les loisirs ou les frais personnels. Ces dernières sont soumises à des cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, sauf si elles respectent certains critères d’exonération.
La TVA
C’est la taxe sur la valeur ajoutée qui s’applique à la plupart des biens et des services achetés avec la carte de paiement d’entreprise. Il est important de vérifier le taux de TVA applicable, qui peut varier selon le pays, le type de bien ou de service ou le statut de l’entreprise.
La comptabilisation
Il s’agit d’enregistrer les dépenses effectuées avec la carte de paiement d’entreprise dans les comptes de l’entreprise, selon le plan comptable en vigueur. Il faut affecter chaque dépense à un compte approprié, en fonction de sa nature, de son montant et de sa période.
