Les notes de frais sont souvent un moment difficile à passer pour les chefs d’entreprise car, il s’agit d’une procédure longue et minutieuse où il faut contrôler chaque justificatif envoyé par le salarié concerné. Mais, fort heureusement, il existe quelques techniques simples à adopter pour se faciliter la tâche et pour que la gestion des notes de frais ne devienne qu’une simple formalité. Le but principal est de bien s’organiser, de trouver son rythme et de bien noter chaque note de frais envoyée. Voici donc quelques petites explications qui devraient beaucoup vous aider pour la saisie des notes de frais pour votre entreprise.
Gérer les notes de frais : le classement par catégories
Bien gérer les notes de frais, cela s’apprend facilement avec le temps. Une des premières choses à mettre en place pour la gestion efficace de vos notes de frais est leur classification. En effet, grâce à ces différentes catégories, il sera plus facile, par exemple, d’envoyer les remboursements par domaines. Ces derniers sont souvent liés à :
– La restauration (déjeuner avec un client ou un fournisseur…).
– L’hébergement (pour un hôtel lors d’un déplacement professionnel).
– Les fournitures (que le salarié vous a commandé en cas de besoin).
– Les cadeaux (offerts aux prospects les plus fidèles…).
À chaque catégorie correspond un compte débiteur pour tous les remboursements. La liste officielle se trouve facilement sur le web.
Gérer les notes de frais : s’aider de logiciels
Pour posséder une meilleure gestion de notes de frais, que vous soyez un salarié ou un chef d’entreprise, il existe plusieurs logiciels qui faciliteront la saisie de chacune d’entre elles. C’est un fait : les notes de frais prennent souvent du temps et sont une tâche fastidieuse pour tout le monde. Mais, cela change avec la création de logiciels et d’applications qui vous aident efficacement à gérer vos notes de frais. Avec eux, vous serez sûrs d’être en règle et d’enregistrer toutes les notes de frais dans les temps et pour chaque employé. Avec ces logiciels, la gestion des notes de frais devient une nouvelle tâche agréable et sans complexité.
Conserver les justificatifs
Quelle que soit votre place dans la société qui gère les notes de frais, les justificatifs qui prouvent chacune d’entre elles devront être soigneusement sauvegardés. Ceci est, bien sûr, valable si vous gérer vos notes de frais « à l’ancienne », en les enregistrant manuellement et non, si vous les gérer de façon dématérialisée. Chaque justificatif est important à garder au même endroit que tous les autres. En effet, ils devront être classés par catégories et les tickets devront être bien séparés des factures. Cette conservation essentielle des justificatifs des notes de frais vous sera efficace lors d’un contrôle de l’URSSAF, à titre d’exemple.
Bien communiquer
Bien gérer ses notes de frais au sein d’une petite ou d’une grande entreprise implique une bonne communication entre tous ses membres. Une bonne relation entre le chef d’entreprise et ses salariés facilitera la compréhension de chaque justificatif. Ce lien de confiance est primordial tout comme la régularité des salariés pour l’envoi des dépenses liées aux notes de frais. Cette communication très importante évitera les cas d’abus en lien avec les notes de frais. Les relations professionnelles positives permettront donc une meilleure gestion des notes de frais et un travail plus efficace.
