La destruction de certains documents peut constituer la solution qui s’impose pour préserver leur confidentialité et prévenir le risque qu’ils puissent se retrouver entre les mains de personnes souhaitant en faire un usage frauduleux. La destruction des données entre également dans le cadre de la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés qui a été renforcée le 25 mai 2018 par le Règlement général de la Protection des données (RGPD). Le RGPD vise à renforcer la sécurité des données personnelles des individus. Il va ainsi imposer aux entreprises de détruire les données en format papier ou numérique de tous les individus (fournisseurs, clients, prospects, candidats) dont les informations figurent dans les bases ou les archives de l’entreprise. Les destructeurs de documents agissent le plus souvent sur du papier mais ils peuvent également traiter les CDs, les cartes (carte d’identité, carte bleue, carte vitale) ou encore les passeports périmés. Plusieurs éléments doivent être pris en compte dans le choix de votre destructeur de documents. Nous vous en parlons dans cet article.
Les coupes et niveaux de sécurité
L’un des premiers critères qu’il faut prendre en compte au moment d’acquérir votre destructeur de papier est le niveau de sécurité que vous souhaitez avoir. Il existe sept niveaux sur l’échelle de confidentialité de la norme internationale DIN, du niveau de base (DIN P-1) au niveau le plus performant (DIN P-7). Il existe en premier lieu, une coupe fibre correspondant aux niveaux de sécurité P-1 et P-2 ; elle concerne les papiers courants pour lesquels une coupe fibre suffit. Les papiers seront transformés en lamelles fines.
La coupe croisée correspond aux niveaux de sécurité P-3 et P-4 ; ils assurent une meilleure confidentialité que la coupe précédente dans la mesure où ils permettent de transformer vos documents en confettis. Avec le niveau P-4, les confettis seront plus petits qu’avec la coupe P-3. En dernier lieu, on peut noter la coupe micro correspondant aux niveaux de sécurité P-5, P-6 et P-7. Ces niveaux garantissent une confidentialité totale, ils permettent de réduire 5 à 7 fois le volume des documents. Acheter un destructeur de documents Fellowes vous donne la possibilité d’accéder à ces différents niveaux de sécurité.
La fréquence et le volume de destruction
L’autre critère essentiel à prendre en compte dans le choix de votre destructeur de documents renvoie à la fréquence d’utilisation. Dans un environnement de travail restreint, si le destructeur de documents est utilisé par 1 à 2 utilisateurs pour un faible volume de documents à détruire par jour, vous pouvez acheter un destructeur individuel occasionnel avec une corbeille de moins de 30 litres. Pour un même nombre d’utilisateurs, mais pour un volume quotidien de documents à détruire élevé, acheter un destructeur individuel intensif avec une corbeille ayant une capacité comprise entre 30 et 55 litres.
Pour 5 et 10 utilisateurs et un faible volume de documents à détruire, portez votre choix sur un destructeur collectif occasionnel dont la capacité tourne autour de 35-80 litres. Pour un même nombre d’utilisateurs et un volume important à détruire par jour, il vous faudra un destructeur collectif intensif avec une capacité de plus de 80 litres.
