Les entreprises rencontrent parfois des problèmes lors de la gestion des factures et des devis dans leurs activités. C’est en effet une mission chronophage que de créer soi-même des devis chaque fois que les clients en font la demande. Il est donc important d’optimiser la création de devis pour répondre plus rapidement aux demandes et pour gagner du temps à consacrer à d’autres activités dans l’entreprise. Dans ce contexte, les logiciels de devis représentent la meilleure solution. Cet article vous éclaire sur la façon dont vous pouvez gagner du temps en utilisant un logiciel de devis.
Qu’est-ce qu’un logiciel de devis et comment fonctionne-t-il ?
Avant de commencer à utiliser un logiciel de devis, il convient de se renseigner sur ce que c’est et sur son fonctionnement afin d’éviter les erreurs.
Un logiciel de devis, qu’est-ce que c’est ?
Le logiciel de devis est un ensemble de programmes informatiques conçus dans le but d’aider les entreprises à booster leur production et à faciliter la gestion des devis et factures. C’est un logiciel qui permet de s’occuper de toutes les charges administratives d’une entreprise. Grâce à ce dernier, vous pouvez réaliser toutes sortes de factures et les insérer dans le système comptable. Il s’agit d’un outil de gestion dont l’utilité est plus remarquée dans le milieu professionnel.
Il est vrai qu’il n’y a aucune obligation pour les entreprises, mais l’époque où les comptables se servent des facturiers pour prouver les différentes transactions opérées est révolue. Si votre domaine d’activité est le BTP par exemple, un logiciel de devis pour le bâtiment peut vous aider de plusieurs façons à l’étape de la facturation.
Comment fonctionne le logiciel de devis ?
Le fonctionnement des logiciels de devis est particulièrement simple. Contrairement au travail avec des fichiers Excel, ces logiciels fournissent des formats prêts à l’emploi que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins. Plus besoin donc d’avoir des compétences particulières concernant l’utilisation d’Excel. Tout est préconfiguré pour que vous puissiez créer des devis et des factures en ligne, même sans aucune compétence spécifique.
Les logiciels de devis peuvent fonctionner avec ou sans connexion internet. Que vous soyez au bureau ou sur le terrain pour une surveillance et un contrôle régulier, l’outil est donc accessible. Avec ce type de logiciel, l’envoi des devis et des factures se fait aussi de façon systématique. Vous pouvez également enregistrer les fichiers en format PDF imprimable pour en faire une copie physique. Tous les documents sont correctement archivés sur le logiciel de devis et peuvent être consultés à tout instant.
Artisan bâtiment : gagnez du temps avec un logiciel de devis
L’utilisation de ce type de logiciel vous permet de créer rapidement vos devis en tant que professionnel du BTP. Ce logiciel est en effet doté de plusieurs fonctionnalités capables d’automatiser la création de vos devis et vos factures. C’est un logiciel qui dispose de simples interfaces intuitives qui aident à produire les devis en quelques minutes.
En quelques clics, vous pouvez créer un devis qui vous prendrait normalement presque une journée si vous comptiez le faire en interne. Il faut généralement moins de 5 minutes pour préparer une estimation des coûts. Ce type de logiciel vous aide et vous fait gagner du temps en optimisant les tâches de trésorerie. Il propose également de configurer vos devis avec des couleurs et des logos pour les rendre plus professionnels.
Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de devis
Un logiciel de devis offre plusieurs avantages pour tous les professionnels, que vous soyez une PME ou TPE. Voici les principaux avantages que vous pourrez tirer de l’utilisation de ce type de logiciel.
Le gain de temps au quotidien
Les tâches administratives comme le remplissage des devis, l’édition de factures, la constitution et le suivi des dossiers du client, ainsi que le calcul des prix de vente prennent généralement trop de temps. Elles représentent plusieurs heures perdues chaque mois. Ce temps pourrait être consacré à accomplir de nouvelles missions, à promouvoir vos services ou à chercher des clients si vous utilisez un logiciel de devis. Grâce à ce type de logiciel, vous serez soulagé d’une grande partie de ces obligations professionnelles et vous serez en mesure de vaquer à d’autres préoccupations importantes dans l’entreprise.
Des fonctionnalités adaptées au secteur d’activité
Il existe des règles et des contraintes spécifiques à chaque métier. Par exemple, chez les artisans, de nombreuses spécificités régissent le BTP. C’est pour cela qu’il est nécessaire de s’équiper d’un logiciel de devis dans ce secteur d’activité. Les logiciels de devis du BTP par exemple proposent des fonctionnalités spécifiques comme la signature électronique, la gestion des acomptes et des situations de travaux, le remplissage des attestations de TVA et autres.
Une grande flexibilité d’utilisation et de coût
Ces types de logiciels étaient autrefois installés uniquement sur un ordinateur et demandaient très souvent des mises à jour. Aujourd’hui, avec votre PC ou smartphone, vous pouvez accéder à ces logiciels sans trop de difficulté. C’est un avantage important pour les artisans qui se déplacent de chantier en chantier très fréquemment.
Même au niveau du prix, des progrès ont été constatés. Vous pouvez payer votre abonnement mensuellement au lieu d’avoir à régler un montant conséquent en une seule fois. Ceci vous permet de bien gérer votre trésorerie. Les applications sont en plus accessibles avec peu de frais et à n’importe quel moment.
Une avance majeure sur la concurrence
Le logiciel de devis vous permet d’accroitre votre compétitivité sur le marché, car il vous permet d’éditer en quelques clics seulement vos devis complets. De cette façon, vos clients seront satisfaits et pourront apprécier la qualité de votre service. Un logiciel de devis vous permet également lors des rédactions d’ajuster les couleurs, la police et d’ajouter votre logo. Ceci parfait la qualité de vos services et vous distingue de vos concurrents.
Comment trouver le meilleur logiciel de devis pour votre entreprise ?
Le choix d’un logiciel doit répondre à quelques critères importants pour ne pas être déçu lors de son utilisation. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à trouver le meilleur logiciel de devis adapté pour vous.
Optez pour un logiciel sur mesure
Vous allez rencontrer sur le marché plusieurs types de logiciels de devis dotés de plusieurs fonctionnalités. Cependant, toutes ces fonctionnalités pourraient être inutiles pour votre entreprise. Vous devez donc chercher à avoir un logiciel qui répond aux exigences de votre entreprise. Pour cela, vous devez d’abord identifier au préalable les réels besoins de votre entreprise. Il faudra donc se poser certaines questions relatives aux objectifs liés à l’utilisation du logiciel et d’autres aspects.
Identifiez le logiciel qui vous permet de personnaliser vos factures
Les factures constituent aussi des documents qui reflètent l’image d’une entreprise. Vous devez donc veiller à ce que votre logiciel produise des contenus qui feront la différence, que ce soit pour la facture, pour le logo ou pour les couleurs. Vous devez aussi veiller à ce que le logiciel soit capable de vous aider à varier le style de vos factures en y insérant des mentions légales et d’autres contenus relatifs aux conditions de vente. Cela permettra de mettre en exergue la qualité de vos services et de vos produits.
Choisissez un logiciel qui vous permet de gérer plusieurs tâches à la fois
Le logiciel que vous voulez choisir doit être porteur de plusieurs fonctionnalités afin de vous permettre de gérer efficacement vos ventes et vos services. En effet, un bon logiciel de devis ne servira pas qu’à ces derniers ou aux factures. Il devrait vous permettre de les arranger, les archiver ou les envoyer de façon automatisée. Ce genre de logiciel vous évite les erreurs et les oublis. Il permet aussi de réduire les irrégularités constatées au niveau du revenu.
Optez pour un logiciel qui offre une synchronisation bancaire
Le logiciel de devis qui dispose de l’option connexion bancaire peut vous faciliter les transactions à distance. Elle établit une liaison entre vos différents comptes bancaires avec votre système de facturation. Cela vous permet d’alléger les démarches et de garder un œil sur vos comptes.
