Comment réussir l’organisation d’une assemblée générale dématérialisée ?

28 mai 2021

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Avant la Covid 19, les réunions professionnelles dématérialisées étaient privilégiées pour leur côté pratique. Toutefois, la crise sanitaire a davantage renforcé leur opportunité, puisque les conférences présentielles sont désormais quasi impossibles. Mais la réussite de tels événements suppose le choix d’une technologie efficace. Celle-ci devant offrir une gamme complète de services et favoriser des échanges fluides entre participants. Alors, vers quel spécialiste se tourner pour organiser avec succès la tenue d’une AG en visioconférence ?

AG dématérialisée : la bonne adresse

L’organisation d’une réunion en ligne relève de l’expertise d’un spécialiste de la digitalisation. En la matière, Agathe solution est incontestablement la marque référence en France. En effet, cette solution pour vos assemblées générales dématérialisées est destinée aux entreprises de toutes tailles ainsi qu’aux associations. Par ailleurs, en quoi cette application se distingue-t-elle des autres ?

Filiale de Majelice SAS, la marque propose une assistance personnalisée pour AG en visioconférence. En réalité, cette prestation se décompose en deux volets. Le premier concerne la mise à disposition des entreprises, d’une plateforme sécurisée et fonctionnelle. Ceci, grâce au savoir-faire des techniciens expérimentés dans la dématérialisation d’assemblée générale. Le second couvre la légalité de tous les actes juridiques posés au cours des assises virtuelles. Pour ce faire, Agathe solution s’est fait entouré de spécialistes en droit dans son équipe. Aussi, la plateforme est-elle en collaboration avec des avocats et huissiers pour la conformité du processus digitalisé. Ainsi, quelles fonctionnalités propose concrètement cet expert des AG en visioconférence ?

Envoi des e-convocations

Avant la tenue d’une AG présentielle, des convocations sont en principe envoyées à chaque actionnaire. Il en est ainsi de la dématérialisation d’assemblée générale aussi. Afin d’optimiser la transmission des e-convocations, Agathe solution opte pour des invitations personnalisées au format HTML. En outre, l’administrateur a la possibilité de s’assurer de l’envoi effectif des convocations à tous les participants, grâce au service de délivrabilité e-mail.

Disponibilité des espaces personnels

Comme lors des réunions classiques, les associés ont besoin de confidentialité. Consciente du fait, la solution pour assemblée générale en ligne propose un espace personnel à chaque participant, lequel est accessible via l’e-convocation adressée. En réalité, il s’agit d’un compte multifonctionnel permettant de s’inscrire à l’AG, d’effectuer son vote à distance et de télécharger la documentation nécessaire à la compréhension des communications. Via cet espace, le membre peut également suivre la réunion en streaming. En outre, Agathe solution est une plateforme respectueuse des normes de confidentialité édictées par le RGPD. Les utilisateurs peuvent donc y insérer leurs données personnelles, en toute sécurité.

Transmission de pouvoir

La transmission de pouvoir est aussi possible, lors du vote électronique sur Agathe solution. L’opération consiste à autoriser un autre participant à voter en son lieu et place. Pour ce faire, il suffit au mandant de se rendre dans son espace personnel pour donner un pouvoir nominatif ou blanc. La conformité des fiches de procuration, aux statuts de l’entreprise, est garantie par le spécialiste de la dématérialisation d’assemblée générale.

Suivi des dépouillements et marketing d’automation

Agathe solution œuvre pour la transparence du processus de vote à distance. Raison pour laquelle elle s’est dotée d’un outil statistique pertinent pour le suivi des dépouillements. Mieux, il s’agit d’un véritable tableau de bord qui donne une vision globale de l’effectif des participants et des taux d’ouverture des e-mails. Par ailleurs, pour une participation massive à l’AG, Agathe solution s’appuie sur son expertise en automation marketing et des différents scénarii de relances automatisées (vérification de la réception d’une convocation, relance à l’inscription et à la participation, etc.).

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