Le nombre de mètres carrés se payant au prix fort, toutes les entreprises n’ont pas la chance de posséder un espace suffisant pour leurs réunions importantes. Pourtant, ces rencontres sont des temps forts aussi bien pour les collaborateurs que pour trouver de nouvelles idées ou fixer des objectifs. Une solution possible est de louer une salle à la journée. Comment faire le bon choix ?
Salle de réunion : quels sont les critères pour une location ?
Il est tout à fait possible de louer une salle de réunion à Paris ou dans toutes les grandes villes de France. Certaines entreprises spécialisées, à l’instar d’Officeriders, font se rencontrer les besoins des chefs d’entreprises et les salles disponibles.
Il est possible de trouver la salle seul grâce à un moteur de recherche. Pour affiner cette dernière, il suffit de spécifier la ville où doit se tenir la réunion (Paris, par exemple) mais également le nombre de personnes qui vont être présentes.
En effet, la superficie de la salle à louer ne sera pas la même si l’on compte parler des objectifs à atteindre au sein d’une TPE ou d’une PME qui n’a que 5 salariés que pour une entreprise de plus grande taille pour laquelle la salle de réunion se devra d’accueillir 50 personnes et plus.
Pourtant, quand on veut aller au-delà de quatre murs, pour sa rencontre, il peut être aussi judicieux de confier cette recherche à des personnes qui se spécialisent dans la location de salle.
Quand on fait se réunir des sponsors et des financeurs, par exemple, pour leur montrer à quoi a été utilisé leur argent et les convaincre de continuer l’année suivante, il faut un cadre lumineux, voire atypique, pour que la rencontre se passe dans les meilleures conditions.
D’autres points sont à considérer pour ne pas être déçus, en arrivant. Lesquels ? C’est ce que nous allons aborder maintenant.
Ne pas se tromper lors de la location d’une salle de réunion sur Paris
La crise du Covid-19 a profondément et durablement semble-t-il changé les mentalités des particuliers et des salariés. Tous veulent vivre et travailler dans de meilleures conditions, dans des espaces lumineux et ouverts. Il ne serait donc pas adapté de ne pas tenir compte de cette évolution lors du choix d’une location de salle.
Les espaces ne doivent pas être trop cloisonnés et surtout bénéficier d’une belle luminosité avec la présence de grandes fenêtres, de baies vitrées ou de verrières. La lumière naturelle influe sur l’état d’esprit des personnes, ce que de nombreuses études prouvent.
La présence de fenêtres a aussi, en ces temps troublés, un autre but : pouvoir renouveler l’air de la pièce, pour respecter les gestes de santé.
La salle de réunion ne doit pas être considérée par les personnes présentes uniquement comme un lieu de travail, mais de réunion dans son sens le plus large.
Si une table de belle taille et des chaises en nombre suffisant sont bien entendu indispensables, avoir d’autres meubles comme des canapés ou des fauteuils permet de sortir du cadre professionnel, pendant quelques heures, pour libérer l’imagination, favoriser la convivialité et décomplexer les échanges.
Bien sûr, la présence d’un écran ou d’un tableau sont des plus, si l’entreprise ne compte pas se déplacer avec tout son matériel. C’est pour cette raison qu’il vaut mieux se faire accompagner par des professionnels pour être certain d’avoir tout ce dont l’équipe aura besoin pour travailler et discuter.
Réunions et séminaires sont réussis si la salle offre un espace de restauration ou tout au moins un plan de travail sur lequel poser des viennoiseries, des sandwiches et quelques boissons pour ne pas sentir le niveau de concentration baisser à cause d’une chute de glycémie. Cela apporte aussi une touche conviviale bienvenue, alors que nombreux sont les salariés qui veulent voir l’atmosphère sur leur lieu de travail évoluer.
Aux beaux jours, ces réunions peuvent d’ailleurs s’envisager dans des espaces outdoor étudiés à cet effet, ce qui répond à une autre demande émergeant chez beaucoup de personnes dans l’hexagone, mais surtout dans les grandes villes.
Débattre autour d’une table sous un beau soleil sur une terrasse d’exception, pouvoir travailler dans de bonnes conditions avec un raccord à la fibre ou du wifi et se voir offrir des boissons chaudes, voilà qui va être bien vu par tous les membres de l’équipe.
