Entreprise : comment automatiser le processus de gestion des commandes ?

22 avril 2024

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Les avancées technologiques influencent considérablement le monde de l’emploi. Pour continuer à rester compétitives, les entreprises doivent trouver le moyen de réduire leurs coûts, augmenter leur productivité et améliorer la qualité de leurs offres. L’une des stratégies efficaces pour atteindre ces objectifs est l’automatisation de la gestion des commandes. Ce processus permet de renforcer l’efficacité opérationnelle et d’accroître la satisfaction de la clientèle. Découvrez ici comment vous pouvez moderniser et optimiser vos activités grâce à un système de gestion automatisé.

Implémentez un système de gestion des commandes pour centraliser les opérations

La mise en place d’un système de gestion des commandes (OMS) centralisé transforme la manière dont les entreprises dirigent leur chaîne d’approvisionnement. Cet outil vous permet d’avoir une plateforme qui centralise toutes les tâches et cela simplifie le flux de travail. Il améliore l’efficience opérationnelle et offre une visibilité complète sur l’ensemble des opérations, depuis la réception jusqu’à la livraison. Cette visibilité aide à anticiper les besoins de réapprovisionnement, à ajuster les niveaux de stock et à planifier les expéditions de manière précise. Comme l’explique Esker sur son site, vous réduisez ainsi les coûts liés aux excédents de provision ou urgences logistiques.

Un système centralisé facilite aussi l’intégration de nouvelles technologies, telle que l’analytique avancée pour prédire les tendances de commande ou l’automatisation des tâches répétitives. Vous libérez des ressources précieuses qui peuvent être redéployées vers des activités plus importantes. L’OMS est une réponse rapide aux demandes et changements de dernière minute. Cela peut constituer un véritable atout, si vous travaillez dans un environnement commercial dynamique. Cette agilité accroît la satisfaction des clients, car elle leur offre des délais de livraison réduits et un suivi efficace de leurs commandes.

Intégration de votre OMS avec les plateformes de vente et les fournisseurs pour une mise à jour en temps réel

Pour maximiser l’efficacité, votre système de gestion des commandes doit être intégré avec vos plateformes de vente et fournisseurs. Cette synchronisation assure une fluidité des données entre les acteurs et systèmes. Elle facilite les mises à jour instantanées du statut de vos requêtes et des stocks. Elle permet aussi d’éliminer les doublons et saisies manuelles inutiles. Vous êtes ainsi sûr d’avoir des renseignements précis, car les risques d’erreurs sont réduits. Elle simplifie la communication et collaboration entre les différents départements de votre entreprise. Par exemple, les employés chargés des ventes, de la gestion des marchandises et de la logistique peuvent unifier leurs procédures de travail.

Avec un système intégré, les modifications de commandes, mises à jour des préférences des consommateurs et ajustements de stock sont dirigés de manière centralisée. Cela vous permet d’avoir un service client de qualité. Il rassemble les données provenant de divers départements et sources (ventes, inventaire, logistique…) en un seul endroit. Vous pouvez avoir des rapports plus précis et rapides. Ils se génèrent automatiquement à intervalles réguliers ou sur demande selon vos besoins. Ils vous aident aussi à examiner les tendances, identifier les produits les plus demandés et analyser les performances des fournisseurs. Vous pouvez prendre de bonnes décisions concernant la stratégie de votre entreprise.

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Automatisez les notifications client pour les mises à jour de commande et de livraison

L’automatisation des notifications client concernant le statut des commandes et les détails de livraison améliore et enrichit l’expérience utilisateur. Grâce à l’envoi de mises à jour automatiques par courriel ou via des applications mobiles, les consommateurs restent informés de l’avancement de leurs commandes. Vous pouvez personnaliser le canal d’envoi en fonction des préférences individuelles et du comportement d’achats. Par exemple, si une personne souhaite recevoir des mises à jour par SMS plutôt que par e-mail, le mode de communication peut être ajusté. Des messages de recommandations de produits basées sur les achats précédents ou rappels de réapprovisionnement peuvent être envoyés.

Ce système les dispense de solliciter le service client pour des renseignements élémentaires. Vos collaborateurs peuvent se consacrer à des questions plus complexes. En cas de modifications inattendues ou de retards, le dispositif informe immédiatement les personnes concernées pour éviter les frustrations ou malentendus. Vous collectez des données précieuses sur la façon dont vos cibles interagissent avec chaque message. Cette information s’utilise pour affiner vos stratégies de communication et de marketing. Les taux d’ouverture des e-mails ou les réactions aux messages permettent d’identifier les types de contenu qui captent l’attention des clients. Vous connaissez ainsi la procédure à suivre pour optimiser vos campagnes futures.

L’IA au service de la gestion des stocks et de la préparation des commandes

Les systèmes basés sur l’IA peuvent analyser des volumes massifs de données pour prévoir la demande. Ils peuvent ajuster les niveaux de stock de manière proactive et automatiser le réapprovisionnement. Ils supervisent le processus depuis le début jusqu’à la fin et s’assurent que chaque action est bien effectuée dans le bon ordre. Ils peuvent aussi examiner la disposition de votre entrepôt et l’emplacement des articles pour déterminer l’itinéraire à prendre pour minimiser le temps de déplacement. Les préparateurs de commandes passent moins de temps à marcher ou à chercher des produits. Avec l’IA, les erreurs humaines telles que les mauvaises sélections ou quantités incorrectes sont minimisées. Elle aide à classer les livraisons à faire en fonction de divers critères :

  • délais de livraison promis,
  • l’importance du client,
  • commandes express…

L’IA peut s’assurer que les bonnes pratiques sont suivies et que chaque commande est choisie avec précision. La vision artificielle inspecte automatiquement les produits pendant la préparation pour vérifier qu’ils sont conformes aux spécifications requises. Vous avez moins de retours et de plaintes. Elle permet aussi une analyse approfondie des modèles de consommation et identifie les articles moins demandés ou à rotation lente. Dans des secteurs régulés comme la pharmacie, elle peut suivre et enregistrer chaque transaction dans des journaux vérifiables. Vous pouvez vous en servir pour les inspections réglementaires. Elle garantit que toutes les marchandises sont gardées et manipulées selon les normes de sécurité strictes. En cas de déviation, le personnel est informé grâce aux alarmes. Cela permet de réduire les coûts d’entreposage inutiles et d’optimiser les assortiments de produits.

Elle facilite la gestion des pics saisonniers en ajustant les stocks en fonction des variations prévisibles de la demande. Cela limite les risques de rupture ou de surstockage. Les outils prédictifs analysent les données historiques et actuelles pour anticiper les événements futurs. Par exemple, avant le lancement d’un produit populaire ou un événement comme le Black Friday, ils peuvent automatiquement augmenter les stocks pour éviter les ruptures. Ils annoncent les perturbations potentielles, retards de livraison, pénuries de matériaux ou augmentations soudaines de la demande. Vous pouvez trouver des solutions préventives et rester résilient face aux imprévus du marché.

l'Intelligence Artificielle

Analyses et rapports automatisés pour surveiller les performances du processus de commande

Pour obtenir des insights précieux sur vos performances, vous devez mettre en place des méthodes d’analyse de votre gestion des commandes. Les surveillances automatisées fonctionnent comme un système d’alerte. Le logiciel informe quand les performances dévient d’un seuil acceptable. Par exemple, si le niveau de stock d’un article populaire chute en dessous d’un point critique, on le signale pour initier un réapprovisionnement. Choisissez des indicateurs et installez un tableau de bord interactif qui utilise des graphiques, jauges et cartes thermiques… Vous détectez les tendances et déviations par rapport aux normes établies. Cette approche vous aide à comprendre les complexités des données sans qu’on ne vous fasse une analyse détaillée de chaque point.

Le suivi en temps réel permet aux gestionnaires de réagir aux changements. Il prend des mesures correctives, ajuste les stratégies et s’assure que les objectifs de l’entreprise sont atteints. Il n’attend plus des rapports périodiques qui peuvent venir en retard. Cela est utile dans des environnements à haute vélocité où des décisions rapides sont nécessaires pour répondre aux exigences du marché. La réussite de l’implémentation de nouvelles technologies dépend cependant de la façon dont elles sont adoptées par les usagers. Vous devez organiser des séances de formation pour votre personnel. Fournissez-leur également des ressources d’apprentissage qui peuvent encourager l’utilisation efficace des outils de reporting et de tableau de bord. Ils peuvent ainsi mieux exploiter les fonctionnalités offertes par ces dispositifs et vous pourriez rapidement rentabiliser vos investissements.

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