Le tampon encreur est l’une des fournitures de bureau les plus courantes dans les entreprises. L’origine des tampons remonte à 4 000 ans avant J.C. en Mésopotamie. La forme actuelle a été créée par Charles Goodyear en 1839. Cet outil de marquage est utilisé pour certifier les documents officiels. Cet instrument est-il toujours d’actualité à l’ère du numérique et des nouvelles technologies ?
Les différents types de tampons encreurs pour les entreprises
Au fil des ans, le tampon encreur est devenu un outil de travail indispensable, notamment dans les sociétés où des quantités importantes de documents sont traitées. Sur le marché, il existe plusieurs modèles :
- le tampon en bois,
- le tampon dateur,
- le tampon numéroteur,
- le tampon encreur de poche.
Le tampon dateur permet de réaliser la datation des documents. Il s’agit d’un système à quatre molettes que l’utilisateur peut régler en fonction du jour, de la date et de l’année. Quel que soit votre domaine d’activité, dater les documents est un geste à répéter au quotidien. L’usage d’un tampon dateur permet donc de faciliter cette tâche répétitive. En fonction de votre activité, investissez dans un tampon dateur personnalisé. Excepté la date, il peut comporter le nom de l’entreprise et le titre du service qui l’utilise.
Le tampon en bois peut quant à lui être utilisé pour marquer les documents avec des écrits, un logo ou une image. Grâce à sa monture en bois, il est très résistant, léger et durable. Vous pouvez le personnaliser à souhait pour qu’il soit adapté à vos besoins. Pour numéroter facilement les documents, vous aurez besoin d’un tampon numéroteur. Avec cet outil, vous pourrez classer et archiver les fichiers physiques sans difficulté. Il existe des modèles classiques ou personnalisables en fonction des besoins de l’utilisateur. Enfin, le tampon encreur de poche est compact et léger. De fait, vous pourrez le transporter pour certifier les documents hors du bureau. Il est personnalisable et peut comporter le logo de votre structure.
Le tampon encreur est-il toujours utile à l’heure du digital ?
À notre ère où le digital a totalement révolutionné le monde professionnel, certains outils ne sont plus d’actualité. Ils ont donc été mis au placard au profit de solutions technologiques. Malgré l’évolution fulgurante d’internet, certaines fournitures de bureau sont néanmoins toujours utiles dans les sociétés. C’est notamment le cas des tampons encreurs. Même si la plupart des processus sont aujourd’hui digitalisés, l’utilisation du papier n’a pas encore disparu. La présence du cachet de l’entreprise est nécessaire pour authentifier tous les supports officiels qui proviennent d’elles.
Même à l’heure du numérique, le tampon encreur est un outil de communication qui vous permet d’être plus visible. Pour la gestion de tâches administratives récurrentes, le cachet est d’une grande aide. Il vous permet par ailleurs de diffuser votre marque et d’augmenter votre visibilité en apposant le nom de votre structure en bas de page. Tous ceux qui auront les documents officiels de votre société entre leurs mains pourront lire les informations essentielles qui la concernent.
Si vous le personnalisez avec le logo de l’entreprise, il vous permet de faire une publicité gratuite et efficace de votre marque. Grâce à cet outil, vous pourrez facilement vous démarquer de la concurrence. Vous désirez faire plaisir à votre clientèle ? Partagez le tampon encreur en guise de petits goodies. Vous pourrez ainsi communiquer efficacement autour de votre marque comme vous pourriez le faire avec un stylo publicitaire.
Entreprise : quels critères pour le choix de votre tampon encreur ?
Pour choisir le tampon encreur adapté, plusieurs critères doivent être pris en compte. En voici quelques-uns.
La fonction du tampon encreur
Quel que soit le type de cachet d’entreprise que vous choisissez, vous devez vous assurer que le modèle répond à vos besoins. Selon les tâches, il existe deux catégories de tampons encreurs. Les tampons types sont les modèles standards disponibles sur le marché. Cette catégorie comprend :
- les tampons administratifs,
- les cachets dateurs,
- les tampons numéroteurs.
Il est possible que ces cachets standards ne correspondent pas réellement aux besoins de votre société. Pour remédier à cette situation, optez pour les tampons personnalisés. Sur cet outil, vous pourrez faire apparaître la raison sociale de votre entreprise, l’adresse, le numéro SIRET, SIREN, RCS et TVA intracommunautaire. Si vous avez de la place, ajoutez d’autres informations telles que l’adresse mail, le numéro de téléphone et l’adresse du site internet.
La fréquence d’usage
Pour un usage intensif, le modèle automatique est plus indiqué. Créé en 1976, il contient un encrier qui permet le réencrage automatique de l’empreinte. L’utilisateur n’a donc plus besoin de faire ce geste manuellement, ce qui lui permet de gagner du temps. Pour une utilisation occasionnelle, vous pouvez vous tourner vers le modèle en bois. Solide, esthétique et économique, le cachet en bois est accompagné d’un encreur. L’utilisateur doit donc procéder au réencrage lui-même.
La taille et la forme du tampon encreur
La taille de cet outil dépend de celle de l’empreinte et de la structure externe. Ce critère varie en fonction du niveau d’encombrement que vous êtes prêt à supporter. Si vous comptez l’employer lors de vos déplacements, un modèle léger et de petite taille est plus indiqué. En ce qui concerne la forme, vous avez le choix entre un tampon rond, carré, ovale ou rectangulaire. Le cachet d’entreprise rectangulaire est la forme la plus courante. Elle est recommandée pour la certification des documents officiels. Les autres formes permettent de marquer les supports physiques de manière originale et précise. Elles servent par ailleurs à attirer l’attention des lecteurs sur les informations mises en avant.
Pensez à la personnalisation
La personnalisation du tampon encreur vous permet de gagner en performance dans la gestion administrative de la société. Grâce au cachet personnalisé, vous gagnez en effet du temps lors des processus administratifs et cela vous permet de les optimiser. Vous n’avez plus besoin de répéter les informations spécifiques telles que le nom de l’entreprise, l’adresse ou le logo. L’usage d’un tampon encreur contribue également à l’amélioration de l’image de marque de votre société. En apposant votre logo et vos renseignements sur les documents, vous renforcez la visibilité de votre structure. Vos clients et vos partenaires commerciaux auront donc une image sérieuse et professionnelle de vous.
Cela vous permet de réduire vos coûts. Avec cet outil, vous n’aurez plus besoin d’imprimer des supports personnalisés à chaque fois que vous voudrez les utiliser. Cet outil favorise ainsi la diminution des prix liés à l’usage et à l’impression de papier. Enfin, les tampons encreurs personnalisés vous permettent de mieux gérer les documents professionnels. Vous pourrez mieux organiser vos courriers, vos dossiers et vos archives. Vous gagnerez notamment en précision et en performance dans la gestion des documents et des tâches administratives.
Où vous procurer ces fournitures de bureau ?
Pour acheter des tampons encreurs de qualité, vous avez le choix entre plusieurs adresses. Procurez-vous les fournitures dont vous avez besoin dans un magasin spécialisé. Dans votre ville, vous trouverez plusieurs petites boutiques de type librairie qui proposent des cachets d’entreprises. L’avantage de l’achat dans un magasin spécialisé est que vous en retrouverez un peu partout. Il se peut toutefois que votre choix soit limité.
Vous devrez donc acheter un tampon vierge et y ajouter l’empreinte de votre enseigne. Pour acquérir des cachets d’entreprises entièrement personnalisés, la meilleure solution est l’achat sur un site internet. Sur une plateforme spécialisée, vous pouvez directement personnaliser vos tampons encreurs lors de la commande. Cette option vous permet de gagner du temps et d’obtenir des outils de qualité.
Les autres fournitures de bureau toujours indispensables
Le cachet d’entreprise n’est pas le seul équipement de bureau qui est toujours nécessaire au sein de votre structure. Malgré l’évolution de la dématérialisation de l’information, de nombreuses sociétés continuent d’utiliser le papier. Il permet d’imprimer des documents officiels qui ne peuvent pas être transmis par les canaux numériques. Pour bien organiser ses tâches, une entreprise doit utiliser des fournitures de classement telles que :
- les trieurs de bureau,
- les corbeilles superposables,
- les chemises cartonnées, etc.
Ces accessoires permettent de désencombrer l’espace de travail et de classer l’information selon un critère précis (ordre chronologique, alphabétique ou prioritaire). Pour les dossiers à archiver, optez pour des boîtes de rangement. Disposez les documents dans les boîtes que vous identifierez par année. Ces fournitures de bureau doivent être conservées dans un local adapté et bien aéré. Un destructeur de documents est quant à lui indispensable pour le traitement des dossiers obsolètes ou des brouillons inutiles.
Cet équipement vous permet de détruire ces documents afin de protéger votre société contre les fuites de données importantes. Il réduit les papiers en fines lamelles et rend illisibles les écrits qui s’y trouvent. Grâce au destructeur de documents, vous offrirez par ailleurs l’assurance à vos clients et partenaires que toutes leurs données personnelles sont en totale sécurité. Sélectionnez un appareil dont la puissance correspond à vos besoins.
