Quelle que soit la forme de l'entreprise, mais aussi de l’organisme public, de nombreux documents sont manipulés et générés au quotidien. Qu’il s’agisse de documents administratifs, commerciaux, comptables ou encore fiscaux notamment, ils contiennent des informations, confidentielles ou non. Et, au regard des Codes du commerce, du travail, civil, de la consommation et des impôts notamment, il convient de les archiver et de les conserver. Le fait d’archiver ces derniers permet alors d’optimiser les flux documentaires, de réduire les doublons, d’améliorer la traçabilité de l’information, mais aussi d’accroître la performance et l’efficacité de l’entreprise. Dès lors, comment les conserver dans de bonnes conditions ?
Les astuces pour bien archiver
L'archivage se doit d’être organisé, précis et surtout régulier. Et pour cause, avec un bon classement et un excellent suivi, il est possible de retrouver rapidement n’importe quel document. Il existe principalement deux types d’archivage : l'archivage physique de documents papier et l’archivage numérique. Concernant l’archivage physique, il convient de ranger les documents en trois catégories. Les documents utiles au quotidien, qui se doivent d’être facilement accessibles seront rangés dans les archives courantes à proximité des bureaux. Les documents qui ne sont pas consultés tous les jours, mais qui ont encore un intérêt dans la gestion courante de l’entreprise seront classés comme archives intermédiaires et rangés à proximité des bureaux. Pour finir, les documents qui doivent être conservés à des fins historiques, statistiques ou pour mémoire, seront quant à eux archivés de manière définitive dans un local spécifique.
Dans tous les cas, quel que soit leur emplacement, les archives physiques sont exposées à de nombreux risques. Personne n’étant à l’abri d’une inondation ou d’un incendie par exemple, le risque de perdre des archives existe. Pour s’en prémunir, les documents physiques peuvent être rangés dans des boîtes ignifugées spécialement conçues pour résister au feu.
En parallèle, il est impératif de définir une bonne politique d’archivage et d’en informer tous ses collaborateurs afin d’éviter la perte de documents, mais aussi les problèmes d’accès aux données. Dès lors, mieux vaut s’appuyer sur la norme ISO 15489 pour l’archivage. Cette norme garantit le choix et le respect des plans de classement, la sécurité des archives, la sécurité des supports de conservation, l'organisation et la gestion des archives, mais aussi le respect du calendrier des archives. Chacun peut également s’appuyer sur deux autres normes ISO, la norme ISO 22310 qui régule la rédaction des documents officiels et la norme ISO 23081 qui régule les enregistrements de données.
Et pour finir, pour chaque document, il convient de bien connaître sa durée de conservation.
