La bonne gestion des documents d’une entreprise reste un point capital pour son bon fonctionnement. Toute personne doit en effet être en mesure de retrouver un document, quelle que soit sa nature. Ce qui n’est pas toujours le cas avec le système traditionnel d’archivage des documents. Pour cette raison, les entreprises se tournent dorénavant vers la Gestion électronique des Documents (GED). Apprenez-en davantage sur cette technique moderne de gestion de documents.
En quoi consiste la gestion électronique des documents ?
La Gestion électronique des Documents (GED) est un procédé informatique qui déploie des moyens électroniques pour rendre plus facile la gestion des documents. Elle regroupe les techniques servant à gérer les flux de documents entrant, sortant ou circulant au sein de l’entreprise. Sa réalisation implique la mise en œuvre de diverses actions et opérations.
La GED se charge de créer et de rassembler les documents numériques, de les indexer, de les classer, d’en faire l’archivage, de les diffuser et de rendre l’accès à ses documents plus facile. À cet effet, elle utilise des algorithmes statistiques pour classifier et retrouver chaque document. Ce système présente de nombreux avantages pour l’entreprise qui l’utilise. Elle vous permet entre autres de :
- gagner de la place dans vos locaux (la majorité de vos documents sera en version numérique et stockée dans votre ordinateur),
- faire des économies en ce qui concerne la logistique que le système d’archivage classique des documents imposait (vous utiliserez par exemple moins de papiers),
- disposer d’une meilleure communication interne, car chaque collaborateur pourra accéder personnellement aux informations régulièrement mises à jour.
Cependant, pour bénéficier de tels avantages, il faut disposer d’une GED efficace comme ce que propose AMC Conseil, entreprise spécialisée dans la GED.
Pourquoi faire appel à des professionnels pour la GED en entreprise ?
Les professionnels de la GED vous aident à élaborer un système de gestion électronique performant. Ils utilisent un processus spécial qui vous fait également bénéficier de nombreux avantages.
Vous disposez d’un système adapté à vos priorités
Avant de mettre en place la GED, le professionnel effectue un diagnostic avec votre personnel. Cela lui permet de voir objectivement comment vos collaborateurs traitent les documents. Un compte-rendu mettant en avant les comportements inadéquats est ensuite réalisé.
En vous basant sur ce document, vous décidez vous-même des actions prioritaires à mettre en œuvre pour l’optimisation de la gestion de la documentation dans votre entreprise. Le consultant vous montre alors la solution GED en fonction de ces objectifs pour vous aider à avoir une idée claire des économies réalisées. Il vous suffira ensuite de valider pour qu’il vous installe le logiciel GED respectant ce cahier des charges. Vous procédez également au choix des applications en fonction des bénéfices financiers ou stratégiques souhaités.
Vous avez droit à la formation et à un accompagnement
Avec l’accompagnement d’un professionnel, vous avez également droit à une formation. Cette dernière peut être destinée à vos collaborateurs et sera personnalisée selon leur mission. Le consultant reste ainsi disponible, même après l’installation de votre système de Gestion électronique de documents. Ce professionnel en GED vous accompagne pour vous aider à faire une utilisation optimale de la solution mise en place. Il développe également avec vous de nouvelles applications au fur et à mesure. Ceci vous permet de disposer d’une solution à jour et performante pour atteindre vos objectifs.
