Gestion agile des dépenses d’entreprise grâce aux outils digitaux

9 mai 2022

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Tout chef d’entreprise sait que ses collaborateurs sont la force vive de sa structure. Ce sont eux qui, à la faveur d’un moment, le midi, avec un client important, vont faire signer un nouveau contrat. Ce sont leurs déplacements sur le terrain qui permettent un taux de transformation intéressant. Mais tout cela génère des frais. Comment les optimiser et surtout en avoir toujours le contrôle ?

Comment mieux gérer ses dépenses quand on est un pro ?

Même si les collaborateurs ont à cœur de ne pas aller dans des établissements haut de gamme pour se restaurer quand ils sont en déplacement, il ne faut parfois pas lésiner pour séduire un futur partenaire ou un financeur. Donner une carte de paiement professionnelle peut être un excellent moyen de surveiller tout cela de loin et surtout d’avoir un contrôle total et en temps réel des dépenses.

Pour les commerciaux et autres collaborateurs qui sont amenés à aller sur le terrain, ce type d’outil peut être salutaire. Ils savent ce à quoi ils ont droit, car les budgets sont préétablis et transparents. Chaque chef d’entreprise peut également les limiter avec des plafonds, pour éviter les mauvaises surprises.

Surtout quand une équipe se compose de nombreuses personnes, il peut être difficile pour un entrepreneur de suivre ce qui se passe sur le terrain. Chaque équipe ou service, en fonction de ses attributions, peut avoir ses cartes de paiement, avec un montant prédéterminé, des heures où il est possible de les utiliser et surtout des types de dépenses qui ne sont pas autorisés. L’abus et l’outrance ne sont plus permis, pour une meilleure gestion des coûts de fonctionnement.

Quels sont les avantages des outils de contrôle des frais professionnels ?

Il est relativement facile, sans doute, quand on a embauché un seul commercial de surveiller les dépenses professionnelles. Mais qu’en est-il quand plusieurs personnes effectuent ce travail ? Il faut en outre éplucher les factures pour arriver à déterminer si telle ou telle dépense est justifiée ou si le collaborateur a abusé de ses droits, y compris à titre privé.

Avec une carte de paiement intelligente, ce type de dérives n’est plus possible. Le travail du collaborateur, en outre, est rendu plus facile car il sait ce à quoi il a droit chaque semaine ou chaque mois pour faire son travail.

Au niveau des processus comptable, le fait d’avoir des montants préétablis permet de gagner du temps et surtout de limiter les erreurs.

Pas besoin d’attendre la fin du mois pour avoir un état des lieux de la trésorerie que l’on voit évoluer en temps réel, au fur et à mesure des dépenses, sur une plateforme de gestion dédiée.

Les reçus de paiement y sont directement mis pour un transfert facile en comptabilité : terminé les moments de panique au moment de remplir sa fiche de frais mensuels parce que l’on a perdu des justificatifs. Que ce soit le commercial, ou toute personne sur le terrain, mais aussi au niveau du service comptable, c’est un précieux gain de temps et donc une productivité accrue.

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