Gestion de paie : 4 points à simplifier

11 novembre 2021

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Le mode de gestion de la paie dans l’entreprise peut être une tâche très complexe. En effet, il s’agit d’un véritable défi même lorsqu’on dispose des meilleurs outils dédiés. Le traitement de la paie ne se limite pas uniquement à une fonction commerciale essentielle. Il est aussi important pour le maintien de la confiance des employés. Ceux-ci s’attendent à être payés de manière régulière, rapide et avec précision. Dès lors, il convient de se pencher sur certains points afin d’optimiser au mieux la gestion de paie.

Les fiches de paie

Dans un contexte marqué par de nombreuses évolutions réglementaires et légales, les entreprises doivent impérativement s’équiper d’outils dédiés. Cela leur permettra de mieux gérer la paie de leurs employés. C’est d’ailleurs là qu’intervient le logiciel pour éditer automatiquement les fiches de paie qui vous facilite amplement la tâche.

Le logiciel de paie est un outil informatique qui permet aux entreprises une gestion complète et automatisée de la paie et du personnel. Vous pourrez ainsi vous en servir afin d’établir des déclarations sociales obligatoires, des fiches de paie et d’autres documents utiles aux salariés.

Grâce à cette solution, la réalisation des bulletins de salaire et des déclarations sociales devient plus simple. Il en est de même pour la gestion de nombreux aspects RH, comptables et juridiques. Que ce soit une gestion de paie externalisée, internalisée ou avec accompagnement, cet outil est devenu indispensable dans la vie des organisations. Les principales fonctionnalités qu’on peut y trouver sont les suivantes :

  • Saisie des différentes variables de paie,
  • Télétransmission des DSN,
  • Édition, dématérialisation et archivage des bulletins de salaire,
  • Registre du personnel,
  • Élaboration de documents administratifs,
  • Préparation et assistance dans le cadre d’un contrôle URSSAF,
  • Suivi des salariés,
  • Intégration automatique des écritures comptables,
  • Édition des tableaux de bord.

gestion de paie logiciel

En outre, il existe des logiciels de gestion de paie qui proposent une assistance personnalisée par une équipe experte. À cela s’ajoutent d’autres services comme la gestion des entretiens professionnels, la veille réglementaire et juridique, la gestion des notes de frais

Sécurisation des données

Le traitement manuel de la paie de votre entreprise ouvre la porte à de nombreuses erreurs involontaires qui peuvent survenir. Cela explique toute l’utilité du logiciel de gestion de paie.

D’autre part, il faut noter que le système de paie contient des données sensibles sur vos salariés. À titre d’exemple, le montant du salaire, les comptes bancaires, les imports… Face à cela, le logiciel ne doit pas seulement assurer l’automatisation de la gestion. Il doit également être en mesure de vous offrir une bonne fiabilité.

À cet effet, nous vous conseillons de choisir un logiciel ayant la capacité d’optimiser considérablement l’intégrité de vos données. Cela se fera généralement avec des contrôles d’accès stricts et précis. Avec ce genre de fonctionnalités, vous pourrez distinguer les différents rôles joués par chaque service et supprimer tous les accès non autorisés. Par conséquent, la collaboration avec le personnel se fera dans la plus grande sécurité, sur la base d’une seule et même interface.

Les congés

La gestion des congés, absences et arrêts-maladie sur une simple feuille de calcul vous expose à de nombreux risques d’erreurs. Ici également, il vous faut un outil dédié pour une gestion des congés simplifiée et efficace.

Le logiciel de gestion se présentera sous forme de plateforme collaborative, mettant à votre disposition un large panel de services RH. Il comporte une rubrique « congés et absences » où vous trouverez différentes fonctionnalités : procédures, tâches automatisées, suivi… En outre, chaque service de l’entreprise pourra l’utiliser en mode collaboratif, en se limitant uniquement à l’espace qui lui est consacré.

Le planning des congés et celui des absences est affiché en temps réel sur l’interface et seront aussi accessibles sur mobile. Ainsi, toutes les chaînes hiérarchiques pourront les consulter et recevoir des notifications en cas de demande (de congé ou d’absence). Enfin, grâce à un connecteur, vous pourrez facilement exporter les données vers la branche « paie ».

Le suivi des dépenses salariales et fiscales

Au fur et à mesure que l’entreprise grandit, les dépenses salariales deviennent plus importantes et celle-ci aura besoin d’une visibilité complète. Un logiciel dédié permettra de générer tous ces rapports sur la base des registres des salaires des employés, jusqu’à leurs statuts. Cela vous aidera à faire un suivi de l’ensemble de vos dépenses jusqu’au dernier centime.

Par ailleurs, l’outil vous permettra de vous adapter à l’évolution des législations fiscales et de choisir les statuts adaptés. Il constitue également un excellent moyen pour contrôler les contributions PF et élaborer les formulaires fiscaux. De ce fait, vous serez toujours sûr que votre entreprise fera des déductions fiscales précises.

Pour optimiser la gestion de paie en entreprise, il est nécessaire d’avoir un logiciel dédié à portée de main. Non seulement cela permettra d’automatiser les procédures, mais aussi de gagner en temps et en productivité.

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