Le Punch-Out qu’est-ce que c’est et comment peut-il aider les entreprises à se développer ?

17 mai 2021

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Le Punch-Out est une composante du package des solutions d’e-procurement. Ce catalogue électronique aide votre entreprise à accéder directement à l’offre de produits négociée sur la plateforme du fournisseur. Solution d’achat du futur, quels sont les avantages du Punch-Out ? Plus sérieusement, en quoi ce catalogue peut-il aider votre entreprise à se développer ? Les réponses à ces questions sont à lire dans la suite de l’article.

Le Punch-Out, qu’est-ce que c’est ?

La plateforme américaine Ariba est spécialisée en fourniture de solutions d’achats. La création du terme « Punch-Out » est attribuée aux spécialistes travaillant pour cette entreprise mondialement connue. Cette période est également marquée par l’entrée en scène de leaders mondiaux comme Determine, Coupa ou encore Ivalua. C’est en intégrant ce catalogue dans leurs panels de solutions d’e-procurement que cet outil prend son essor.

Connecter les entreprises à leurs fournisseurs en mettant en relation le logiciel d’achat des uns et la solution Web des autres, c’est ce en quoi consiste le Punch-Out. L’objectif principal de cette solution est de fournir un accès direct de votre entreprise aux sites Web de vos fournisseurs.

Le prix, les délais de livraison, les frais de port sont, entre autres, les conditions préalablement négociées qui s’appliquent au moment de faire vos achats. Les demandes d’achats générées par le site du fournisseur sont ensuite rapatriées dans votre propre système pour être validées.

En résumé, le Punch-Out est un catalogue électronique faisant partie des solutions d’e-procurement. Cette solution intègre l’univers de la transformation digitale à travers la dématérialisation des procédures d’approvisionnement et de gestion commerciale des entreprises. Nous sommes dans la première phase du processus Procure To Pay, à savoir la sélection des produits.

Le fonctionnement du Punch-Out

Les deux facettes couvertes par le Punch-Out pour son fonctionnement touchent à son utilisation et à son administration. Concernant l’utilisation du Punch-Out, l’accès à ce catalogue se fait à travers une interface. Celle-ci met en liaison le logiciel d’achat de votre entreprise et le site Web de votre fournisseur. Votre entreprise peut ainsi accéder aux différentes offres préalablement négociées avec vos fournisseurs via cette interface personnalisée et ergonomique.

Dès lors, vos acheteurs peuvent choisir les produits à acheter et les enregistrer dans un panier. Le rapatriement de ces données dans votre solution interne d’e-achat se fait de façon automatique. Le document reçu par vos services se présente sous la forme d’une demande d’achat. En suivant le circuit de validation, cette demande d’achat se transforme en bon de commande. Son renvoi au fournisseur est automatique.

L’administration est un autre aspect touchant le fonctionnement de ce catalogue. Les responsabilités des fournisseurs sont multiples vu que le catalogue en question est connecté à leur propre système d’information. Ceux-ci sont par conséquent chargés de sa création, de sa publication, de mettre à jour les informations et de faire le reporting.

S’agissant de la publication, elle implique un respect scrupuleux des classifications de l’entreprise, qu’elles soient spécifiques ou standards. Quant au reporting, il concerne notamment le contrôle du rythme des consommations et la manière dont les prix évoluent sur le marché.

Quels avantages y a-t-il à utiliser le catalogue Punch-Out ?

Les avantages du Punch-Out sont multiples. Solution d’e-procurement, ce catalogue assure la centralisation et l’automatisation des transactions commerciales. Avec cet outil, vos acheteurs peuvent interagir avec les fournisseurs, ceci contribue à optimiser la recherche et la sélection des produits. L’un des avantages du Punch-Out à l’endroit des entreprises, ce sont les économies réalisées.

En temps normal, l’on estime à 95 euros le coût d’une transaction effectuée via un système standard. En utilisant un catalogue électronique, ce coût est ramené à 65 euros, soit une réduction de l’ordre de 31,57 %. Le processus automatisé et la réduction de la main-d’œuvre sont les deux éléments pouvant justifier cette économie de 30 euros.

La délégation de la maintenance et le reporting sont d’autres avantages qu’offre le Punch-Out. Les fournisseurs se chargent eux-mêmes de la publication du catalogue et de la mise à jour régulière des informations qui s’y trouvent. Cette responsabilité des fournisseurs libère les membres de votre service achat en leur délestant des tâches encombrantes. La mise en place par les fournisseurs d’un reporting vous permet d’avoir une meilleure visibilité sur les achats effectués.

En outre, le Punch-Out vous permet de mieux gérer vos dépenses. La mise à disposition d’informations utiles et détaillées par le Punch-Out est liée à sa connexion avec les systèmes des fournisseurs. Il peut s’agir d’informations concernant les réductions, la disponibilité des produits, les frais de port, etc. Cet état de choses conduit à une diminution des risques d’erreur en raison de l’absence d’intervention humaine dans le processus de mise à jour.

Entre Punch-Out et catalogue hébergé, quel choix opérer ?

Le Punch-Out n’est pas l’unique catalogue électronique auquel vous pouvez faire appel, il en existe plusieurs. Cependant, dans l’environnement de l’e-procurement, deux modèles tiennent le haut du pavé. Il y a d’une part le Punch-Out et d’autre part, le catalogue hébergé. Chaque modèle dispose des caractéristiques qui lui sont spécifiques.

Le Punch-Out par exemple est un modèle qui se caractérise par son dynamisme. Ce catalogue sert d’interface entre la solution d’achat de votre entreprise et les sites Web de vos différents fournisseurs. La mise à jour des informations en temps réel est ce qui donne un caractère dynamique à ce catalogue. Le reporting, la publication et tous les autres éléments d’information sont à la charge des fournisseurs.

Par sa conception, le catalogue hébergé est dit statique. L’envoi de ce document incombe aux fournisseurs. Celui-ci doit être archivé dans votre système d’achat ou greffé à celui de votre fournisseur de services achats. Son caractère statique vous oblige à vous assurer vous-même que les données sont régulièrement reportées et fréquemment mises à jour.

En définitive, le Punch-Out permet de mieux gérer les achats non stratégiques au contraire du catalogue hébergé qui correspond aux achats stratégiques. La petitesse et la récurrence de l’offre sont les caractéristiques essentielles de ces transactions. Par ailleurs, ce type d’offre s’applique sur la stabilité des produits et des prix.

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