Les meilleurs outils 2021 pour gérer la protection des données de vos employés

24 mai 2021

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On parle souvent de la protection de données des clients et des internautes sur internet. Le RGPD est aussi valable pour les collaborateurs puisque leurs données personnelles sont recueillies et stockées. Pour les entreprises, comment faire pour gérer la protection de toutes ces données.

Pourquoi protéger les données des employés est si important ?

Le RGPD est la protection des données personnelles recueillies sur le web. Mais il faut savoir que ce nouveau règlement va au-delà de ce périmètre. Il s’agit de la protection des données à caractère personnel, il s’adresse donc aux entreprises et aux données de leurs employés. Pourquoi est-ce important pour une entreprise ?

  • Parce que c’est dans le RGPD de protéger les données à caractères personnels et les données des employés le sont
  • Parce que les données des employés sont en corrélation avec les données de l’entreprise. Si les hackers arrivent à avoir les données d’un employé comme les accès à son email, ces malfrats auront accès aux données sensibles de l’entreprise.
  • Parce que les collaborateurs ont des familles, des relations, des convictions. L’accès à certaines de leurs données peuvent être préjudiciables sur le plan familial, sur le plan personnel, sur le plan appartenance politique, sur le plan éthique, sur le plan racial, etc.

Comment choisir les meilleurs outils ?

Un outil RGPD peut être un logiciel, une application, un matériel ou encore des méthodes et niveau de protection. Pour le choix, tout dépend de l’entreprise.

Le budget

Qui dit utilisation d’outils conformes au RGPD dit investissement. À chaque structure d’une entreprise, il y a des outils adéquats. À vous de mettre en place le budget et de choisir parmi les outils qui conviennent : pour votre activité, pour votre structure, pour votre système d’information.

La qualité

Les outils en question doivent être opérationnels. Évitez ceux en cours de développement ou qui représentent des bugs même infimes. Le but est la protection et la gestion des données personnelles, donc protéger les données sensibles.

Le niveau de sécurité

C’est sans doute le détail le plus important. Le niveau de sécurité ici concerne le cryptage des données, la sécurité des accès aux outils et aux serveurs. Il y a entre autres des échanges comme les échanges avec les banques au moment de faire le virement des salaires.

La compatibilité

Une entreprise utilise forcément un système d’information. Les outils utilisés, surtout les nouveaux doivent assurer la mise en conformité au RGPD et compatibles avec ce que vous utilisez déjà. Vous pouvez voir ce site un exemple de solution compatible.

Quelles données protéger ?

Mettre en conformité est le règlement général du RGPD que le responsable du traitement et des données est tenu de respecter. L’autorité de contrôle en question s’occupe entre autres des finalités, des traitées et l’analyse d’impact des données des employés.

Ces données concernent :

  • Les données personnelles des employés : nom, prénom, adresse, coordonnées, carte d’identité, photos, images, vidéos, autres informations sociales
  • Les données personnelles des ayants-droits : nom, prénom, adresse, école, photos, images, vidéos, autres
  • Les données financières : bulletins de paie, coordonnées bancaires…
  • Les données fiscales : depuis l’utilisation du prélèvement d’impôt à la source, les entreprises ont accès à ces données

Ces obligations légales d’être conforme au règlement pour les entreprises est clair auprès du Cnil. Les personnes concernées peuvent donc faire une demande sur la durée de conservation des données collectées, les traitements de données personnelles, la sécurité des données qui leur concernent et les droits des personnes. Donc le registre des traitements des données, les mesures de sécurité, la conservation des données, les mesures techniques doivent être mis en conformité. Les violations de données seront envoyées directement au DPO ou délégué à la protection de données. Selon le règlement européen, cette entité peut être en interne ou des sous-traitants.

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