Volonté du gouvernement pour lutter contre l’empreinte écologique des entreprises, mais aussi pour les rendre plus compétitives et productives, la dématérialisation s’impose désormais dans tous les secteurs d’activité. Qu’est-ce que c’est exactement et pour quels avantages ?
Dématérialisation en entreprise : de quoi parle-t-on ?
Si la dématérialisation en entreprise a démarré avec l’obligation pour toutes les entreprises de dématérialiser leurs factures, ce n’était qu’un premier pas, un amorçage pour ancrer durablement cette nouvelle façon de procéder en interne. Quand on prend le temps de s’y attarder, on se rend vite compte que la dématérialisation des documents pour les entreprises peut être vue comme une nouvelle façon de considérer son travail de tous les jours, pour le rendre plus efficace et surtout plus rapide.
La dématérialisation suppose non seulement, de limiter drastiquement l’utilisation de la matière papier mais aussi de passer par des outils et des logiciels ; comme par exemple un ERP pour tous les échanges intra et inter-entreprises afin de fluidifier les échanges.
La dématérialisation suppose donc une nouvelle façon d’envisager sa structure, quelle qu’elle soit en impliquant un GED (Gestion Electronique des Documents) pour les documents que l’on utilise, mais aussi en archivage.
Quels sont les avantages de la dématérialisation pour une entreprise ?
Alors que les mètres carrés se paient souvent chers, ne plus échoir une pièce, voire plus, au stockage de ses archives, sans pourtant y renoncer (car certaines doivent être conservées toute la durée de la vie de l’entreprise), est tout à fait possible, en numérisant et en classant les documents. Leur récolement ou tri se fait aussi de façon plus facile en fonction de la nature de ces documents et leur durée de conservation légale.
Avec la dématérialisation, en optant pour les bons outils, il est possible de décider qui peut avoir accès à certains documents, ce qui en facilite l’utilisation, au quotidien. Les premiers tests démontrent que les salariés gagnent en productivité, car ils ont tout de façon instantanée, ce qui ne serait pas le cas s’ils devaient rechercher un document papier spécifique. Il faut pourtant instaurer une politique de classement, mais en cas de besoin, des entreprises se spécialisent dans l’accompagnement des structures en matière de dématérialisation.
Plus traçables, ayant acquis désormais la même valeur légale que les documents papiers, des documents numérisés peuvent être produits en cas de litige, notamment.
Enfin, bien sûr, il ne faut pas oublier que la dématérialisation réduit considérablement l’empreinte qu’a une structure sur l’environnement. Même s’il n’est pas possible de tout arrêter sans doute, les commandes de consommables (papier, cartouches), le prix des réparations des machines (imprimantes scanners) ou même de la maintenance sont considérablement réduites, par ce biais.
Beaucoup de structures portent des valeurs très nobles comme le respect de la planète. Opter pour la dématérialisation des process est une excellente façon de prouver son engagement auprès de ses clients, mais aussi des financeurs, ce qui peut influer, parfois sur leur décision d’octroyer ou non des fonds.
