Pour le développement des entreprises, il existe de nombreuses stratégies de communication pour lesquelles l’impression occupe une place importante. En effet, il existe différents types d’impressions qui ont pour vocation de faire la publicité des produits et services.
Il s’agit entre autres des flyers, des cartes de visite, des affiches et bien d’autres. Pour les grandes entreprises disposant de différentes antennes, il peut rapidement s’agir d’un travail complexe. À cet effet, certaines entreprises d’impression mettent à disposition des plateforme comme le web to print. Un service créé pour commander des supports depuis une interface web, tout en les personnalisant. Découvrez à travers cet article, plus de détails sur le web to print.
Qu’est-ce que le web to print dédié ?
Le web to print est un outil révolutionnaire qui présente de nombreux avantages.
Définition
Le web to print est une plateforme de gestion de l’impression de supports de communication, à partir d’une interface web sur-mesure. De façon plus explicite, il consiste à combiner le meilleur des services web, avec un service de print management (gestion d’impression). Il permet à un utilisateur de personnaliser, commander et suivre la livraison de support print du début à la fin.
Pour avoir accès aux supports et visuels de leur entité, les utilisateurs peuvent se connecter à un compte utilisateur dédié. Grâce à ce processus, il est possible d’adapter sur internet, le contenu du document, gérer son format, sa mise en page, sa charte graphique, etc. En somme, il s’agit d’une solution d’impression réactive et souple qui sert à fluidifier et optimiser la communication entre l’imprimeur, les franchises et la marque.
Grâce au web to print, l’imprimeur arrive à mieux gérer les demandes, et la marque, quant à elle, est certaine de la qualité du rendu de ses supports et de la cohérence graphique. Vous arrivez à imprimer une multitude de supports personnalisés facilement. Il s’agit entre autres des documents administratifs à l’instar des enveloppes, têtes de lettres, cartes de visite, etc. Vous pouvez également vous en servir pour la confection des supports professionnels comme la plv carton. Bien évidemment, vous pouvez l’utiliser pour les documents commerciaux aussi.
Comment ça marche ?
Le mode de fonctionnement du web to print est plutôt simple. Il gère automatiquement la mise en page des supports de communication. La souplesse dans l’utilisation de cette plateforme et ses commandes en ligne offre la liberté de valider en direct tout type d’imprimés après avoir personnalisé une adresse, un numéro ou autre. Il vous suffit de quelques clics pour que la commande se fasse, et arrive automatiquement en production.
En premier lieu, vous devez choisir le type de produit (totems, cartes de visites, etc). Ensuite, procéder à la mise en ligne de votre visuel du support. Ensuite attribuer des niveau d’utilisation à vos collaborateurs (édition, impression). Il s’agit à ce niveau d’établir la base de données avec une liste des utilisateurs, la génération de fichier d’impression, les règles de mise en page, etc. Par la suite, entrer les données du support (format, nombre d’impressions, date de livraison…). Enfin, vous avez la gestion des fichiers d’impression et le suivi de la livraison.
Pour aller sur son compte, l’utilisateur doit entrer son identifiant et son code. Il peut de ce fait, suivre en temps réel l’avancement de sa commande et également vérifier si la livraison est faite dans le délai imparti.
Pour qui ?
De nombreuses sociétés peuvent se servir du web to print pour optimiser leur stratégie de communication. À cet effet, il s’adresse aux réseaux de vente en franchise, les centrales d’achats, les chaînes de magasins, les collectivités locales, les PME ou grandes entreprises multi sites, par exemple. Les entreprises qui commandent régulièrement des documents peuvent aussi se tourner vers cette solution. Il en est de même pour celles qui sollicitent des tirages régulièrement. Cela leur facilitera la tâche.
Mais ce n’est pas tout. Les structures domiciliées à leur siège officiel qui souhaitent laisser la liberté à leurs filiales de créer leurs documents tout en capitalisant sur le respect de leur charte graphique sont aussi concernées. Il sera également utile pour les entreprises générant des outils à données variables comme le mailing, l’e-mailing, les invitations, flyers, etc.
L’importance du web to print pour les grands comptes, franchises et réseaux
Cette technologie est très bénéfique pour les entreprises qui l’adoptent. Mais particulièrement pour les grands comptes, franchises et réseaux, il est d’une grande importance. En vous tournant vers cet outil, vous :
Simplifiez la gestion de vos outils de communication
Cette plateforme englobe toutes les applications qui permettent de faciliter les tâches répétitives liées à la commande de tous types de documents imprimés. Vous retrouvez entre autres les demandes de devis, des bons à tirer, les modifications sur des documents existants, les demandes de validation de commandes en interne.
Il facilite la communication entre l’imprimeur et ses donneurs d’ordre d’une part, et entre les différents services ou sites d’une même structure, d’autres part. Il permet aussi de réduire considérablement les échanges entre une entreprise et les graphistes ou avec les agences créatives avec lesquels elle travaille. Le web to print simplifie votre communication en vous donnant la possibilité d’accéder au catalogue d’imprimés de votre entreprise, puis d’en lancer l’impression en quelques clics. Et vous pouvez réaliser tout ceci depuis votre bureau.
Garantissez le respect de la charte graphique et libérez-vous de la mise en production
Les activités d’une entreprise peuvent entrainer la création de nombreux supports de communication. Ces supports doivent être uniformisés et respecter votre charte graphique, afin de vous permettre une meilleure publicité. C’est ce que vous permet le web to print.
En effet, la gestion du renouvellement et de l’acheminement de ces outils de communication vers vos contacts est un exercice compliqué que cette plateforme vous facilite. Vous arrivez à activer la production, le stockage ainsi que l’expédition de vos outils sans aucun problème et dans de brefs délais, grâce à un portail internet dédié. Depuis ce portail, vous avez juste à donner les instructions qu’il faut et vous assurer qu’elles sont respectées.
Sécurisez vos achats et les process de validation
La solution web to print se caractérise également par l’accès à un portail e-commerce. Ce portail est dédié à votre entreprise et vous permet de réaliser toutes vos commandes d’impression à partir du même outil de gestion. Vous arrivez à garantir un accès à tous les départements de votre entreprise, même les services distants afin de leur permettre d’effectuer leurs achats de façon autonome. Cependant, vous gardez le contrôle sur toutes les dépenses réalisées. En plus, vous avez le libre choix d’autoriser ou de bloquer une commande.
Il faut également souligner que cet outil vous permet de conserver toute la maîtrise de vos achats indirects. En effet, vous accédez à toutes vos statistiques d’achat en ligne pour repérer les doublons, les commandes inutiles ou les quantités déraisonnables. Vous décidez aussi de l’attribution et de la répartition de votre budget impression. Vous arrivez ainsi à réaliser votre communication print tout en réduisant les stocks et les investissements superflus.
Le web to print est donc un outil révolutionnaire, qui vous facilite la vie sur tous les plans. Il est simple d’utilisation et disponible à tout moment. En plus, en l’adoptant vous gagnez du temps dans vos activités, et minimisez vos dépenses. Si vous désirez donc optimiser votre communication d’entreprise afin d’augmenter vos chiffres d’affaires, adoptez-le. Vous n’en tirerez que des bénéfices.
