En période de tension économique (volatilité des prix, augmentation des coûts), la gestion des achats revêt une dimension encore plus stratégique pour l’entreprise. Depuis quelques années, de nouveaux logiciels ont vu le jour pour dématérialiser l’achat de produits ou services entre deux entreprises. On parle souvent de solution Procure to Pay ou Purchase to Pay. L’éditeur français Mon Intranet SIRH occupe une place de choix dans la multitude de solutions disponibles grâce à des fonctionnalités particulièrement bien pensées et une intégration au sein de son SIRH.
Pourquoi dématérialiser la gestion des achats ?
Les entreprises achètent chaque jour des produits auprès de fournisseurs. Ce processus est fastidieux et source d’erreurs :
- Recherche du fournisseur adéquat ;
- Remplissage d’un formulaire papier ou Excel ;
- Signature par la hiérarchie ;
- Envoi du bon de commande au fournisseur ;
- Réception des marchandises ;
- Demande et suivi du paiement.
Sans logiciel, toutes ces étapes prennent beaucoup de temps et nécessitent une attention particulière. Avec un logiciel, tout est géré de façon centralisée. Les données ne sont plus éparpillées. Le suivi est beaucoup plus simple. Les erreurs sont réduites.
Une entreprise qui ne dématérialise pas sa gestion des achats subit les coûts suivants :
- Commandes passées ou payées plusieurs fois faute d’une vision claire sur l’encours.
- Hausse du temps passé sur le classement et le traitement manuel de documents.
- Manque de visibilité sur les dépenses et les budgets engagés.
La digitalisation des achats permet de réduire de plus de 50% le temps passé sur chaque commande. De plus, le cycle de traitement des factures est également drastiquement réduit.
Au-delà du simple bon de commande : Les étapes clés du P2P avec Mon Intranet SIRH
Mon Intranet SIRH offre une plateforme très complète pour gérer les approvisionnements de l’entreprise. Chaque étape du processus se gère en ligne via une interface ergonomique. Au-delà du Processus Procure to Pay, Mon Intranet SIRH propose de nombreux modules pour dématérialiser les tâches administratives dans l’entreprise. La convergence entre les informations produites permet de consolider les coûts sur les centres de coûts : dépenses des notes de frais, temps passé sur les projets et enfin achats de produits.
La gestion des fournisseurs
Tous les fournisseurs de l’entreprise sont enregistrés dans une base centralisée. Sa maintenance est assurée de façon collaborative par les utilisateurs et les administrateurs. C’est une ressource précieuse pour identifier rapidement les partenaires capables de fournir les produits nécessaires aux opérations de l’entreprise.
Le bon de commande électronique
Terminé le formulaire papier ! Ici, vous allez remplir un formulaire électronique en quelques secondes. Vous sélectionnez votre fournisseur et la date de livraison souhaitée. Ensuite, vous entrez les différents produits et la quantité que vous souhaitez commander. Puis le bon est soumis pour validation.
La validation
L’entreprise configure un workflow calé sur ses procédures internes. Ainsi, chaque commande est validée suivant les règles définies. Par exemple, une commande de fournitures de bureau inférieure à 200€ est validée par le manager N+1, tandis qu’un achat de matériel informatique de plus de 5000€ requiert la validation du directeur de service et de la direction financière.
L’envoi au fournisseur
Plus de bon de commande à envoyer par fax, courrier ou mail ! Mon Intranet SIRH envoie directement votre bon de commande validé par email à votre fournisseur. Ce bon est signé électroniquement. Le fournisseur prépare les produits et les expédie.
La réception des commandes
La solution vous permet de tracer la réception des produits. Ainsi, le service qui réceptionne les colis enregistre chaque livraison et le demandeur est informé de la disponibilité de sa commande.
Le paiement du fournisseur
Une fois la facture reçue, le demandeur soumet une demande de paiement. Là encore, elle passe dans un flux de validation.
Le suivi des demandes
Chaque demande d’achat est enregistrée. Ainsi, l’utilisateur a accès en temps réel à toutes ses commandes. Il visualise l’état d’avancement. Cela simplifie vraiment le suivi.
Au final, la mise en place d’un logiciel achats est un investissement vraiment utile pour l’entreprise. Les bénéfices vont bien au-delà du gain de temps apporté par la dématérialisation. Le suivi des demandes est plus fluide. Il y a moins d’erreurs et de tâches manuelles. La conformité aux procédures de contrôle interne est renforcée.
