La réunion de travail est outil indispensable pour partager les informations, voire naître de nouvelles idées, avancer sur un projet… Et, pourtant, c’est aussi l’une des activités les moins efficaces et les plus chronophages de la vie professionnelle !
Vous souhaitez passer moins de temps en réunion ? Et vous aimeriez que celles-ci soient véritablement utiles et efficaces ?
C’est tout à fait possible en suivant ces conseils.
Le rôle de l’organisateur de réunion
C’est à lui que revient la mission de convoquer, planifier, encadrer et résumer la réunion. C’est un rôle à ne surtout pas prendre à la légère, car c’est bel et bien l’organisateur qui fait toute la différence entre cette réunion « courte, utile et intéressante », et celle qui s’éternise sans que rien ne se décide.
Voici les points auxquels vous devez faire attention pour que vos réunions soient efficaces.
La réunion est-elle nécessaire ?
La « réunionite aiguë » est une maladie fréquente parmi les cadres. À chaque fois qu’un sujet doit être discuté ou une information partagée, on convoque toute l’équipe dans la salle de réunion.
Or, la plupart du temps, il existe des moyens plus efficaces d’atteindre l’objectif voulu :
- Un mail est suffisant pour transmettre certaines informations (résultat du mois dernier, état d’avancement d’un projet…)
- Une discussion « autour du bureau » entre 2-3 personnes permet de résoudre la plupart des problèmes courants.
Quels participants doivent vraiment être présents ?
Vous en avez sûrement déjà fait l’expérience : participer à une réunion pendant laquelle vous vous demandez ce que vous faites ici car les sujets discutés ne vous concernent pas vraiment…
Limiter le nombre de participants en ne convoquant que ceux dont la présence est essentielle (quitte à informer par la suite les autres des décisions prises) est doublement efficace :
- Aucun participant ne perd son temps
- La discussion est plus rapide et plus fluide, ce qui raccourcit la durée de réunion
Quel est l’ordre du jour ?
Une réunion doit être motivée par un objectif clair et bien défini : c’est l’ordre du jour. Celui-ci doit contenir de nombreuses informations :
- La date et l’heure de la réunion, ainsi que le lieu et la durée prévue
- La liste des participants
- Les sujets abordés, qui doivent être détaillés avec précision
- Les résultats attendus
Ce dernier point, souvent ignoré, fait pourtant toute la différence entre une réunion réussie (« On a mis du temps, mais au moins on a pris une décision ») et une réunion ratée (« Tout ce temps pour rien… »)
Les documents de travails sont-ils prêts ?
Il n’existe rien de plus inefficace qu’une dizaine de personnes attendant autour d’une table que vous fassiez des copies du rapport dont vous devez discuter. Surtout quand il s’agit ensuite de passer encore une dizaine de minutes à lire ce rapport, pour savoir de quoi on parle…
L’organisateur doit donc :
- Avoir préparé tous les documents nécessaires au bon déroulement de la réunion
- Envoyer ces documents avant (idéalement, avec la convocation) pour que les participants aient eu le temps d’en prendre connaissance.
Conseil de pro :
Vous pouvez envoyer les documents en PDF avec la convocation, et ensuite transformer ces PDF en Word pour la réunion en elle-même. Ceci facilite la prise de note pour tous les participants.
Pourquoi ne pas faire une réunion en ligne ?
L’une des conséquences positives de la pandémie de coronavirus est le développement des réunions en ligne et autres vidéoconférences.
Pour nombre de participants, le problème ne vient pas de la réunion en soi, mais du temps perdu dans les transports pour venir sur le lieu de la réunion. C’est particulièrement vrai dans le cas des entreprises ayant plusieurs sites !
Les outils actuels permettent des réunions en ligne tout à fait efficaces, avec une qualité d’image et de son excellente et la possibilité de partager des documents de manière instantanée.
Comment bien animer une réunion ?
Certaines personnes sont naturellement plus douées pour animer une réunion que d’autres. C’est un talent inné, mais c’est aussi une compétence que l’on peut acquérir :
- Maintenir une ambiance conviviale, avec une remarque humoristique pour détendre l’atmosphère au départ avant de se plonger dans le vif du sujet.
- Rester concentré sur l’ordre du jour, en évitant les digressions, aussi intéressantes qu’elles puissent être.
- Ne pas hésiter à être ferme (poliment, cela va de soi) avec les participants ayant tendance à s’éloigner du sujet ou à abuser du temps de parole.
- Savoir changer d’approche si la réunion n’avance pas (dans le cas d’un brainstorming qui voit le silence régner plutôt que les idées fuser, par exemple)
- Ne pas faire durer sans motif. Si vous aviez estimé une durée d’une heure, mais que les résultats sont atteints en 30 minutes, tout le monde admirera votre efficacité.
- Respecter les horaires, aussi bien celui de début que de fin.
Où tenir une réunion ?
Tout dépend de la réunion, de ses objectifs, de ses participants… Cependant, de manière générale, il est conseillé de ne pas « viser grand ».Réserver la salle de conférence pour réunir 4 personnes est inefficace.
De même, il est conseillé de varier l’endroit où vous vous réunissez, afin de casser la routine et encourager la créativité.
Le compte rendu de réunion est-il important ?
Non, le compte-rendu n’est pas important, il est absolument indispensable ! Une réunion de travail sans compte-rendu, c’est l’équivalent d’une usine de laquelle ne sort aucun produit : de nombreuses ressources utilisées pour un résultat inexistant.
Le compte-rendu de réunion permet de :
- Valider les décisions prises
- Avoir une trace écrite des points discutés
- Informer les personnes intéressées n’ayant pas pris part à la réunion
- Répartir le travail à faire
- Programmer une éventuelle prochaine réunion
Conseil de pro :
Utiliser l’ordre du jour comme document de départ pour la rédaction du compte rendu. Ceci permet de gagner du temps, et n’oublier aucun des points abordés.
Les changements dans votre entreprise ne se feront pas du jour au lendemain, mais, en suivant ces conseils, vous remarquerez rapidement une amélioration de vos réunions, qui seront plus rares, plus courtes, et plus efficaces.
