Le rapport d’activité est un projet complexe. Il faut beaucoup de temps pour se préparer, surtout si vous le faites pour la première fois. Mais le temps et les efforts consacrés en valent la peine. Le rapport d’activité annuel vous permet de démontrer le sens de votre développement et vos réussites actuelles dans le poste que vous occupez.
Bien sûr, vous pouvez faire un rapport d’activité pendant des années selon le même modèle, en changeant les chiffres en chiffres plus impressionnants pour la direction. Mais pourquoi si ça ne marche pas ? Voici quelques conseils qui vous aideront à rendre le bilan d’activité vraiment utile et intéressant et à créer un effet wow auprès de vos collègues et managers.
Сomment rédiger un rapport annuel ?
Pour rédiger un rapport annuel de qualité, commencez par les étapes simples que vous devez suivre une par une :
- Résumez les réalisations commerciales de l’année.
- Recueillir des données trimestrielles.
- Organiser les informations de manière à ce qu’elles soient facilement lisibles.
- Faites-en une histoire intéressante.
- Décidez quelles données et réalisations mettre en avant.
Maintenant que vous avez toutes les informations en main, le vrai travail commence. Il est temps de rédiger un rapport annuel.
Rappelez-vous les buts et les objectifs
Ne commencez pas à planifier votre rapport annuel avec le nombre de pages. Pour commencer, vous devez formuler clairement et décrire soigneusement les objectifs du rapport d’activité. Cela semble banal, mais votre tâche consiste à prendre soin de la qualité de l’information, pas de la quantité.
Visualisez les données ennuyeuses
En plus de respecter les règles et les délais, vous devez considérer que la conception du bilan d’activité doit être calculée pour sa distribution entre l’équipe et les clients, acheteurs ou actionnaires importants. Pour créer un rapport d’activité attrayant, suivez les conseils de création visuel.
C’est là que les modèles de rapport annuel, que vous pouvez trouver dans divers logiciels pour présentations d’un rapport, sont utiles. Il est facile de commencer avec eux : vous pouvez utiliser de belles mises en page pour raconter visuellement l’histoire de votre entreprise et ses réalisations pour l’année : par exemple, pour montrer visuellement le taux d’évolution ou un autre indicateur important, et mettre en évidence les victoires les plus importantes de l’entreprise.
Pour transmettre l’essence, vous devez visualiser correctement les données. Une infographie équilibrée aidera à mettre en évidence et à expliquer les principaux points. Comment faire des infographies compétentes ? Ajoutez l’important, supprimez le secondaire. Vous ne pouvez pas l’expliquer sur vos doigts, vous devrez dessiner plusieurs options de tableaux où vous pourrez trier les réalisations de l’année en majeures et mineures.
Oubliez les tableaux – changez le monde !
Ce ne sont pas que de beaux mots tirés du discours de Steve Jobs. C’est une vraie nécessité. Les entreprises doivent changer le monde, sinon leur existence ne sert à rien.
Pensez à ce que vous voulez changer avec votre rapport ? Donner à réfléchir et inciter à penser différemment, changer le point de vue de quelqu’un, inciter les clients à passer à l’action ? Au lieu d’un rapport de 100 pages, donnez aux gens quelque chose qui compte vraiment.
Сomment présenter un rapport annuel lors de la réunion en personne ou à distance ?
Rapport écrit. Étonnamment, pour bien parler oralement, la plupart d’entre nous ont besoin d’un texte écrit. Peu importe que vous présentiez ce rapport annuel en direct ou à distance, le niveau de préparation du texte pour la présentation doit être élevé dans les deux cas. Par conséquent, nous vous conseillons de traduire à l’avance toutes les informations que vous souhaitez présenter lors de la réunion au format texte. Il est nécessaire:
- afin de mieux se souvenir de tout ;
- pour envoyer du texte à des collègues (après tout, il est difficile pour beaucoup de percevoir les données à l’oreille, et diverses notifications qui apparaissent de temps en temps sur l’écran de l’ordinateur peuvent grandement distraire vos interlocuteurs).
Créer un script de présentation. Prenez votre rapport écrit et transformez-le en script, écrivez brièvement le plan du discours et indiquez également quelle capture d’écran, le numéro de diapositive doit être montré au public à un certain moment, indiquez quand activer le partage d’écran et quoi exactement démontrer.
Les aide-mémoire vous aideront à ne pas dévier du script pendant la performance elle-même. Notez les principales étapes du rapport d’activité, les données qui doivent être exprimées, sur de petites notes autocollantes colorées. Fixez-les en haut de votre écran et rangez ceux dont vous n’avez pas besoin pendant votre présentation.
La présentation du rapport aux collègues ou à la direction
La présentation du rapport d’activité est un bon moyen de renforcer n’importe quelle histoire. La visibilité qu’il donne au rapport est utile à la fois pour l’auditeur – grâce à un bon diaporama, il perçoit mieux l’information, et pour le narrateur, qui peut utiliser des images à l’écran à la place des antisèches.
Outils pour créer une présentation. Il existe de nombreux logiciels de présentation sur Internet que vous pouvez utiliser pour créer une présentation. En voici quelques-uns :
- Les présentations Google sont un service spécial de Google.
- Zentation. « Si YouTube et PowerPoint avaient un enfant… ce serait Zentation », est le slogan avec lequel ce service accueille l’utilisateur. Il peut faire des présentations mixtes à partir d’images et de vidéos.
- Slides. Ici, vous pouvez revenir aux versions de présentation, choisir différents styles de diapositives et même utiliser votre téléphone pour contrôler les diaporamas sur d’autres appareils.
Vous pouvez également insérer des vidéos dans la présentation, qui peuvent compléter visuellement votre rapport annuel. Cependant, avant la présentation, assurez-vous que le format vidéo est lu sur différents ordinateurs. Pour être sûr que la vidéo s’ouvrira définitivement, il est préférable de l’enregistrer au format mp4. Si votre vidéo est au format avi, pour la convertir en mp4, utilisez un convertisseur avi en mp4.
Si vous allez présenter le rapport annuel à distance en ligne, vous devez choisir une application de communication vidéo avec la possibilité d’afficher l’écran. Ceci est utile si, par exemple, tous les interlocuteurs n’ont pas téléchargé la présentation, vous devez afficher des données en temps réel, on vous a demandé de manière inattendue des informations qui ne figurent pas dans la présentation.
Soit dit en passant, si vous activez la démonstration à l’écran, fermez à l’avance toutes les applications et tous les onglets inutiles, afin de pouvoir vous orienter plus rapidement et que les interlocuteurs ne deviennent pas accidentellement des lecteurs de votre correspondance personnelle.
Les performances en ligne peuvent être identiques ou même plus efficaces et réussies que hors ligne. Vous avez juste besoin de vous préparer.
L’importance du rapport annuel
La durée de validité du rapport est d’au moins six mois, et parfois même d’une année entière. Les entreprises qui abordent sa préparation de manière approfondie verront que le contenu du rapport peut être utilisé sur le site Web, dans les réseaux sociaux, pour se présenter à des clients et partenaires potentiels, pour communiquer avec les médias, comme une feuille de triche que les gestionnaires peuvent consulter au bon moment, et même comme un gilet de sauvetage dans des situations critiques pour l’entreprise : lors d’une crise ou d’attaques d’informations par des concurrents. Sans rapport annuel, il est impossible de construire une communication efficace.
