Faisant partie des principales solutions de pilotages, l’ERP est un logiciel qui permet de centraliser toutes les composantes fonctionnelles d’une entreprise dans un système d’information unique. Cet outil de gestion d’entreprise et de pilotage de l’activité est indispensable pour les TPE et les PME qui souhaitent étendre leur activité. Il est également utile pour les jeunes entreprises ayant besoin d’informations fiables pour développer leur projet. La mise en place d’un ERP se fait dans des conditions précises. Retrouvez dans la suite le moment propice pour investir dans cet outil.
Qu’est-ce que l’ERP ?
L’ERP (Enterprise Resource Planning), encore appelé PGI (Progiciel de gestion intégrée) en français, est un système d’information dans lequel sont regroupées, optimisées et planifiées toutes les informations de l’entreprise. Pour faire plus simple, l’ERP est un logiciel permettant d’alimenter sur une base de données uniques toutes les informations générées par les diverses activités de la société.
Par la suite, celles-ci peuvent être présentées sous la forme d’un support facilitant la prise de décision (tableau de bord, indicateur de gestion, etc.). Il existe essentiellement quatre types d’ERP : l’ERP généraliste, l’ERP spécialisé, l’ERP open sources et l’ERP SaaS ou Cloud.
Le moment idéal pour la mise en place d’un ERP
Généralement, la vie d’une entreprise est semée d’embûches, de plusieurs coups de stress et d’un long tunnel interminable. Cependant, il faut prendre le temps d’analyser ses pratiques ainsi que son fonctionnement pour être certain que l’entreprise se développe normalement.
Dès la création de votre société, vous pouvez utiliser uniquement les outils bureautiques comme Microsoft Office. Au fur et à mesure que l’activité se développe, il est probable que le nombre de devis et de factures à émettre augmente. Dans ce genre de situation, les outils bureautiques commencent à atteindre leur limite.
En effet, lorsque vous devez gérer des stocks, le suivi du chiffre d’affaires ainsi que son analyse vont vous demander de consolider vos documents bureautiques. Cela prendra beaucoup de temps et générera de la double saisie au point de rendre difficile le suivi de l’évolution de l’entreprise. C’est à ce moment précis que vous ressentirez le besoin de centraliser toutes les données de l’entreprise.
La mise en place de l’ERP se fait donc lorsque le fonctionnement de l’entreprise devient de plus en plus difficile à cause des erreurs, de la double saisie des données et du retraitement. La difficulté du traçage du déroulement des processus de l’entreprise fait aussi partie des circonstances dans lesquelles l’ERP s’impose.
Il est préférable que vous optiez pour un ERP dès la création de votre entreprise. Toutefois, vous devez faire attention, car la mise en place de cet outil est structurante pour une société. De plus, son choix dépend de l’activité que vous menez au sein de votre entreprise. Lorsque vous mettez en place l’ERP de manière prématurée, vous prenez le risque d’introduire une rigidité ainsi que des fonctionnements inadaptés. Il est mieux que l’entreprise soit assez mature sur son fonctionnement et ses objectifs.
Par ailleurs, il serait bien que vous anticipiez le bon moment pour éviter de vous retrouver dos au mur. Aussi, étant donné que la mise en place d’un ERP nécessite trop de temps et une période d’ajustement au démarrage, il est recommandé de ne pas attendre la dernière minute pour l’installer.
