La gestion de projet est essentielle à de nombreuses entreprises. En effet, quelle que soit l’activité de votre société, elle a des projets à gérer et la bonne gestion de ces derniers est très importante afin d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.
Il est possible de gérer vos projets de façon instinctive et manuelle, cependant il est certainement préférable de confier cette tache à un logiciel créé spécialement pour cela, afin de ne rien laisser au hasard et mettre toutes les chances de votre coté pour mener à bien vos missions.
Les logiciels et la gestion de projet :
Prenons l’exemple du logiciel que nous utilisons pour nos projets : VISUAL PLANNING. Nous l’utilisons depuis plusieurs années. Notre chef de projet y saisi et suit les projets et l’ensemble des intervenants y ont accès afin d’y consulter les différentes étapes, y découvrir ce qui leur a été affecté et y renseigner l’avancement de leurs tâches.
Fonctionnalités du logiciel VISUAL PLANNING :
Coté chef de projet, il lui sera possible de :
- Planifier et suivre tous ses projets de A à Z d’un seul coup d’œil
- Faire fasse rapidement aux imprévus liés à la vie d’un projet et redistribuer rapidement les différentes actions en fonction de leurs plannings respectifs
- Rester informé de la charge de travail afin de maîtriser les deadlines
- Consulter les diagrammes de gant afin de suivre l’avancée de ses projets
- Attribuer des droits d’accès précis en fonction des profils des utilisateurs afin que chacun n’accèdent qu’au planning des projets qui les concernent
- Créer des rapports sur mesure afin de tirer des conclusions sur la gestion globale de ses projets
- Suivre de façon optimale les coûts et le temps passé par les différents intervenants tout au long du projet
- Stocker des documents liés au projet afin de les rendre accessibles à tous
Coté intervenants sur le projet, ils pourront :
- Compléter l’état d’avancement du projet et le temps passé sur chaque étape
- Être au courant instantanément des modifications apportées aux projets par le chef de projet
- Lier les données des projets avec les différents outils : mails, agendas, outils de gestion…
- Consulter le logiciel partout grâce à son responsive design (compatibilité Mobile et tablette)
- Réaliser des exports sur Excel afin de partager rapidement les données
- Accéder à un chat qui permet de faciliter la communication entre les différents intervenants
Avantages d’un logiciel
Le principal avantage d’un logiciel de gestion de projet est le gain de temps. En effet, pas besoin de concevoir vos propres plannings sur un tableur comme Excel et de perdre du temps à répartir de façon aléatoire les missions à vos collaborateurs.
De plus, le logiciel sera accessible par tous vos collaborateurs simultanément et via de nombreux supports (smartphone, tablette…).
Vous pourrez également coupler ce logiciel à vos différent outils et ainsi gagner encore du temps.Vos collaborateurs auront également accès à de nombreux outils de partage d’information.
Autre avantage non négligeable, la réduction du nombre d’erreur possible.
Enfin, cet outil permettra de rapidement réaffecter des actions et des deadline à vos différents collaborateurs.
Il est essentiel de bien choisir le logiciel gestion de projet qui correspond à vos besoins et à votre activité.
